Sommige dingen doen we al zo lang op dezelfde manier dat het nooit bij ons opkomt dat het wel eens veel efficiënter zou kunnen.   

E-mailen en bellen bijvoorbeeld. Ontvang jij ook zo veel mails waar je al lang niet meer op zit te wachten? Ik heb mij met wat handige software voor meer dan 1.000 (!) nieuwsbrieven afgemeld, mijn mails beter beveiligd en mijn telefoonverkeer veel beter in de hand. 

Slimmer e-mailen 

Komt je e-mail nog op één computer binnen, in Outlook? Dan is de kans groot dat je efficiënter kunt e-mailen. Ook zonder je huidige e-mailsysteem aan te passen. Veel slimme plug-ins werken namelijk ook met Outlook. Maar onze favoriet is zonder twijfel Gmail. 

Minder spam ontvangen 

Krijg jij net zo veel aanbiedingen, nieuwsbrieven en spam als mailtjes van echte mensen? Deze app laat jou al je nieuwsbrieven combineren in één mailtje per dag. Bij mij heeft dat tot gevolg gehad dat daar nu 450+ nieuwsbrieven in staan en ik die verzamel mail echt niet meer lees. Maar mijn inbox is wel een heel stuk schoner nu. Untroll is ook geschikt voor Outlook. 

Unroll.me

Een zichzelf vernietigend mailtje sturen 

Als je werkt met clienten en gevoelige informatie kan het fijn zijn als een mailtje zichzelf vernietigd nadat het is gelezen, toch? MXhero kan dit voor je doen. I.i.g. met de bijlage. Gratis voor Google Apps, beschikbaar voor Outlook. MXhero biedt ook uitgebreide veiligheidsmaatregelen, zodat je bijvoorbeeld een electronisch dossier kunt versleutelen. 

http://mxhero.com/

E-mail versturen op een ingestelde tijd 

Via Boomerang kun jij instellen dat je, in plaats van om 22:45 nog aan het werk te zijn, de volgende ochtend om 06:30 een mailtje stuurt. Daarmee geef je natuurlijk meteen een goed voorbeeld. Boomerang geeft je ook de mogelijkheid om te controleren of je al een reactie binnen hebt en een herinnering te sturen als dat niet het geval is, of om een mailtje herhaaldelijk te sturen. Geschikt voor Outlook en Gmail. 

Zien wanneer je e-mail geopend is 

Soms is het gewoon echt handig om te zien wanneer jou mail wordt geopend. Ik vind het handig om te zien omdat ik weet dat ik er daarna over kan bellen. Zien wanneer je mail geopend is is mogelijk met Boomerang, of via Sales van Hubspot. 

Conceptmails 

Hoe vaak stuur je dezelfde mails? Elke keer uittypen is tijdverspilling. Conceptmails maken kan natuurlijk standaard in bijna elk mailprogramma, Concept mails (onderdeel van Sales Hubspot) pakt het nog wat slimmer aan. Hiermee kun je conceptmails automatisch personaliseren. 

Automatisch mailen 

Zodra iemand zich inschrijft op je website kun je diegene automatisch een sequentie vooraf gemaakte e-mails sturen. Bijvoorbeeld ‘welkom’, ‘tips voor beginners’, ‘We kennen elkaar nu een week’. Daarmee heb je in plaats van één contactmoment maandenlang contact. 

Mailchimp automation 

Slimmer Bellen 

VOIP

Voice over IP, ofwel Internet Bellen, is volwassen geworden. Je krijgt oproepen gewoon op je mobiel binnen als je dat wilt en je kunt hiermee serieus op je belkosten besparen. Kwaliteitsverlies merk je niet en je krijgt tal van extra mogelijkheden. 

Bijvoorbeeld instellen tussen welke tijden je bereikbaar bent voor wie, meerdere telefoonnummers beheren en makkelijk doorschakelen. 

Bij een duurdere variant zien we dat je ook een wachtrij kunt instellen en dat je met gesprekken kunt meeluisteren.  

Ook als je verhuist heb je geen probleem. Je telefoonnummer verhuis je gewoon mee. Er zijn vast veel aanbieders – maar wij gebruiken al jaren tevreden Voys.nl. Die maken ook onderstaande plug-in. 

Gebeld worden door je website 

Je kunt bezoekers van je website de mogelijkheid geven om jou vanaf je eigen website te bellen. Dit heet ‘Call me now’. Bijzonder handig om potentiële klanten mee te overtuigen, maar bijvoorbeeld ook inzetbaar als jouw clienten geen beltegoed meer hebben. 

 Opnemen van je telefoongesprekken 

Voor Android zijn ook apps beschikbaar om standaard elk telefoongesprek dat je voert op te nemen, bijvoorbeeld bij een intake of tussentijdse evaluatie. Op iPhone kan dit niet direct, maar wel via de TapeACall app. Die belt eerst naar een andere lijn waar het gesprek wordt opgenomen en dat is dus wat omslachtiger. Ook via Voys kun je afspraken opnemen aanzetten. 

Bonustip: opnemen van je afspraken 

Als je gesprekken opneemt kun je de hele audio file uploaden naar je dossierbeheer software. Dat scheelt mogelijk veel werk; een volgende begeleider of jijzelf kan naar wens terugluisteren wat er werkelijk is gezegd. Vraag wel even toestemming aan je clienten. 

Voor opnemen kun je ingebouwde apps op je iPhone of Android telefoon gebruiken. De eerste keer is het misschien raar – maar na vijf minuten ben je vergeten dat er wordt opgenomen. Clienten hebben hier overigens ook voordeel bij; ze kunnen het hele gesprek nog eens terugluisteren als je de opname deelt. 

Als je nog een gespreksverslag nodig hebt kun je drie dingen doen: 

• Zelf de audio file tot gespreksverslag uitwerken 
• Audio automatisch laten uittypen door DragonSpeech stemherkenningssoftware. Scheelt je een boel werk. 
• Je gespreksverslagen laten uitwerken door een assistent  

Uiteraard kun je eigen toevoegingen en samenvattingen aan het document toevoegen. 

ECD software 

Met bovenstaande tips bespaar je uren per week op je communicatie. Effectief dossiers managen doe je pas echt met een Elektronisch Clienten Dossier, ook wel bekend als clientvolgsysteem. Hierin kun je bijvoorbeeld direct taken aanmaken en je agenda koppelen. En je clientdossiers staan natuurlijk meteen bij de juiste clienten. Ook deze 16 coaching tools helpen jouw organisatie!